 En su segundo y último día de actividades en Barcelona, en el marco del Mobile World Congress 2012, el ministro de Transporte y Telecomunicaciones de Chile, Pedro Pablo Errázuriz, se refirió a la estrategia del gobierno para la digitalización de la educación en los colegios chilenos. Ministro de Transportes y Telecomunicaciones, Pedro Pablo Errázuriz, hizo el anuncio en España, donde sostuvo que el objetivo es incentivar la digitalización de contenidos para disminuir los costos en el sistema educacional. En su segundo y último día de actividades en Barcelona, en el marco del Mobile World Congress 2012, el ministro de Transporte y Telecomunicaciones de Chile, Pedro Pablo Errázuriz, se refirió a la estrategia del gobierno para la digitalización de la educación en los colegios chilenos. El ministro afirmó que a finales de este año, el 98% de los colegios a nivel nacional contará con una conexión a internet de banda ancha. "Vemos que los precios están bajando mucho así que cada vez se vuelve más factible poner computadores en los colegios en cantidades importantes. Contenidos. "El pendiende más grande tiene que ver con digitalizar el contenido, de modo que los computadores tengan sentido", señaló la autoridad. Para el secretario de Estado la ventaja principal de este sistema está en la disminución de los costos de producción y también en la posibilidad que tiene de ser actualizado de manera inmediata, sin tener que esperar una nueva edición del texto escolar. El objetivo, según el ministro, es "impulsar que esos contenidos estén lo antes posible, por lo que está la intención de trabajar con el Ministerio de Educación para apuntar en la misma dirección. En cuanto a la posible compra de tablets para la educación, la autoridad afirmó que "es una opción que se está estudiando aunque tampoco hay nada concreto que anunciar". 
Document Technologies - 13/02/2012
Presentación Multimedia: Componentes de software de un sistema de Gestión Documental: Doctec (Todos los videos explicativos) ver! Presentación General: MANAGFILE/WEB CONTENT MANAGEMENT SYSTEM : Mucho, muchísimo más que Digitalización (todos los archivos se encuentran en formato .pdf para facilitar su descarga y lectura)   Las compañías invierten grandes sumas en trasladar, archivar y encontrar datos dentro de la información impresa. Por eso cada vez más organizaciones optan por escanear sus documentos Por Cintia Perazo | Para LA NACION "Estaba seguro de que el documento se encontraba en esta carpeta. Ahora tengo que revisar todo ese archivo para ver dónde quedó." ¿Cuántas veces a la semana (o al día) oye esta frase en su oficina? Es que la búsqueda de información impresa consume el 50% del tiempo de los empleados, según datos del sector. Además, un estudio realizado por PricewaterhouseCoopers, revela que las compañías gastan 20 dólares de mano de obra para archivar un documento, 120 dólares para encontrar un documento mal archivado y 220 dólares para volver a producir un documento perdido. "Según estudios de mercado, hoy en nuestro país más del 50% de la información diaria que maneja una empresa se encuentra en formato de papel. Esto conlleva a disponer de espacios físicos para su resguardo y almacenamiento, y costos y tiempos de tránsito para compartir los documentos entre diferentes oficinas. Los beneficios de la digitalización de documentos aportan una solución a esta problemática", dice Guillermo Maltese, gerente de producto de Epson Argentina. Beneficios La digitalización es el proceso por el cual un documento de papel se convierte en un archivo electrónico, incorporando índices o referencias que permiten su ubicación rápida y ágil. "Entre los principales beneficios que ofrece se destacan disminuir los tiempos de procesos; aumentar la productividad de los empleados, y disminuir costos de traslado, almacenamiento y mantenimiento de la documentación física. Asimismo, la digitalización de documentos evita riesgos de pérdidas de información y mejora la satisfacción de clientes debido a la disminución de tiempos de respuesta en procesos basados en papel", enumera Claudio De Siervi, especialista senior en Soluciones para Procesos de Negocios de Xerox Argentina. Existen tecnologías asociadas que permiten obtener información de dichos datos, mediante Reconocimiento Optico de Caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), lo que hace posible extraer contenidos, categorizar, organizar la información y buscar dentro del documento. "Utilizando OCR se obtiene información estructurada, como números telefónicos y datos de cuentas. Finalmente, esos datos quedan disponibles como información electrónica, con todos los beneficios que eso conlleva", explica Juan Ignacio Accogli, gerente general de Fujitsu Argentina. Desde Kodak, Nicolás Dezi, gerente de canales Scanners para la Argentina, Bolivia, Chile, Perú, Paraguay y Uruguay, asegura que existen diferencias entre la digitalización de documentos hogareña, que se realiza con multifuncionales o con escáneres de cama plana, y la digitalización profesional de documentos, que se realiza con escáneres más veloces. "Los profesionales permiten la digitalización de ambas caras simultáneamente y a color. Además la imagen digital que producen los escáneres profesionales posee un tamaño y peso menor, y por lo general cuentan con un procesamiento inteligente de la imagen", detalla Dezi. Soluciones Hay una gran cantidad de empresas en el mercado que ofrecen equipos especializados en la digitalización de documentos en el nivel corporativo y profesional. Xerox, por ejemplo, cuenta con soluciones que cubren todo el ciclo de vida de los documentos, partiendo del proceso de generación (copiado e impresión) y continuando con paquetes orientados a digitalizar los procesos y documentos. "Se trabaja sobre soluciones a medida de los clientes. Cada una podrá contar con hardware, software y servicios orientados a ayudar a que nuestros clientes hagan más productivo su trabajo. Asimismo contamos con escáneres de bajo, medio y alto volumen, y con equipos multifunción", sostiene De Siervi. Epson cuenta con una línea de escáneres de documentos llamada Workforce, compuesta por equipos personales como el GT-1500, para empresas pequeñas, y los equipos GT-2500 y Pro GT-S50, que son escáneres para grupos de trabajo, más enfocados en pymes, profesionales o departamentos de una corporación. "El GT-2500 Plus y el Pro GT-S80 son adecuados para entornos rápidos y de alto volumen de trabajo, mientras que los escáneres de formato grande de la línea WorkForce son para empresas que requieren escanear documentos grandes como hojas de libros contables y documentos de tamaño A3", dice Maltese. Otra de las empresas que participa de este mercado es Fujitsu. La compañía ofrece una línea de escáneres que se adapta a las diferentes necesidades de los clientes. "Gracias a nuestra tecnología de scanning, con sólo apretar un botón se puede convertir un documento en PDF, Word, Excel o PowerPoint", cuenta Accogli. Mientras que Kodak Argentina, a través de su línea de negocios Document Imaging, ofrece un portfolio de escáneres de documentos profesionales que va desde los dúplex de 20 hojas por minuto hasta los de alta producción, de 210 hojas por minuto, con una gran variedad de escáneres dentro de este rango de velocidades. "Todos los equipos de esta línea cuentan con tecnología Perfect Page, que optimiza la digitalización, y el software Smart Touch, que permite escanear de manera rápida y sencilla con sólo presionar un botón", sostiene el gerente de Kodak. Tendencias Entre las principales novedades del mercado, el gerente de Xerox comenta que la tecnología, actualmente, ha desarrollado componentes que permiten a un documento orientarse a sí mismo dentro del proceso de una compañía. ¿Qué significa esto? Que dicho documento pueda sumarse a un proceso o enviarse a una persona sin necesidad de intervención humana. "Algunas empresas, sobre todo del rubro financiero y telecomunicaciones, están empezando a utilizar estos conceptos para que un documento sea orientado dentro de la organización a quien deba procesarlo en un solo paso, sin intervención manual", detalla De Siervi. Sobre el futuro el ejecutivo de Epson sostiene: "Se observa un crecimiento del sector, año tras año, apalancado por diferentes factores como la tendencia hacia la digitalización de procesos en el manejo de la información, nuevas reglamentaciones locales que le otorgan cierta validez a los documentos en formato digital y la descentralización de procesos dentro de las empresas" Gestión Documental: Algunos Casos de Éxito 11/02/2012
- Nextel Communications Argentina S.A.: Digitalización de: Duplicados de facturas (desde el año 1999 al 2003) Digitalización legajos RRHH (desde año 2006) Digitalización de contratos con proveedores Sector Legales (desde año 2007) Volumen total digitalizado: aproximadamente 1.700.000 páginas. - Finning Argentina/Uruguay: Digitalización de:Libros Contables (desde el año 2003 a la actualidad) Legajos de Créditos (desde el año 2005 a la actualidad) Legajos de Clientes (desde el año 2005 a la actualidad) Facturas de Proveedores (desde el año 2005 a la actualidad) Distribución de Repuestos (desde el año 2005 a la actualidad) Centro Reparación Repuestos (desde el año 2005 a la actualidad) Comercio Exterior (desde el año 2005 a la actualidad) Obras Volumen: 55.000 páginas mensuales Volumen total digitalizado: aproximadamente 1.460.000 páginas. - CT I Móvil: Digitalización de Facturas Clientes Volumen promedio año 2005: 4.000.000 páginas mensuales Desarrollo del Servicio: desde el año 1996 a 2005 Volumen de documentos en línea: 57.000.000 aprox. - Ford Argentina SA - Sector Tráfico y Aduana /Sector Pago a Proveedores: Digitalización de Legajos de Importaciones y Exportaciones Digitalización de Legajos de Proveedores Volumen actual: 60.000 páginas mensuales Volumen total digitalizado: aproximadamente 5.400.000 páginas Desarrollo del Servicio: desde el año 1996 a la actualidad. Desde Diciembre de 2007, DT fue distinguida por Ford Argentina S.C.A. con la designación como Proveedor Ql 2002 for Commodity CR09 - Outplacement Services . BBVA Banco Francés - Sector Pago a Proveedores: Digitalización de Legajos de Proveedores Volumen: 15.000 páginas mensuales Volumen total digitalizado: aproximadamente 1.200.000 páginas Desarrollo del Servicio: desde el año 1996 a la actualidad. Para mayor información sobre nuestros servicios de Digitalización y Gestión Documental, contáctese con nosotros a info@mercadosunidos.com o, directamente a (299) 154-699199. Su especialista en Digitalización y Gestión Documental DT se identifica como una compañía de Servicios y Soluciones integrales para el Gerenciamiento de Documentos Electrónicos, ayudando a sus clientes a construir un puente entre la captura, la impresión, la generación, la distribución y la publicación de los documentos optimizando los procesos de negocios involucrados. Mercados Unidos forma parte integrante de esta filosofía. Siendo el software de Gestión Documental que cuenta con más experiencia e instalaciones en Argentina, día a día siguen incorporándose clientes que aprovechan los beneficios operativos y económicos de disponer de un Sistema de Gestión Documental. Entre las empresas que han adoptado nuestra solución se encuentran aquellas específicamente orientadas al mercado documental, que han reconocido la excelencia de nuestro sistema de gestión, adoptándolo para su línea de productos informáticos. El papel se ha convertido en un lastre para las empresas, que cada vez soportan peor el peso de archivos compuestos por soportes que ocupan más de la cuenta. Sin duda, esta pesada carga afecta a la competitividad y la eficiencia de las entidades españolas, dos de sus asignaturas pendientes más antiguas. La optimización de recursos es vital para impulsar un negocio, ya sea desde el punto de vista externo o interno. En este sentido, la gestión de los documentos de una empresa es un proceso clave para la consecución de importantes mejoras en el apartado de la productividad. Y, si esa gestión documental se realiza en soportes digitalizados, se abre un nuevo mundo de oportunidades para gestionar toda la información y documentos con una eficiencia que el papel nunca conseguiría. La posibilidad de conservar, realizar búsquedas y consultas, distribuir y almacenar los archivos digitalizados supone un considerable avance. Por no hablar de la digitalización de facturas y otros documentos fiscales de las empresas. Hasta hoy, se trataba de un tema sin legislación o regulación alguna. Mediante la nueva Orden EHA / 962 / 2007, se establecen los requerimientos a seguir para digitalizar de forma certificada todas las facturas y demás documentos fiscales con valor legal. La gestión de toda esta base documental en soporte electrónico se impone como una gran oportunidad de mejora e, incluso, de negocio. Optimización de recursos La digitalización de facturas y otras estancias fiscales es un proceso por el que un documento físico transmite su validez legal a una imagen fehaciente del mismo, digitalizada y gestionada por un sistema homologado. A partir de ese momento el original impreso puede ser destruido. Y es que, una vez alcanzada la digitalización, el papel ya no tiene sentido. Otro de los aspectos relevantes es la seguridad. El tratamiento de la información exige trabajar con sistemas que garanticen, más allá de la fidelidad respecto al documento original, la inclusión de firma electrónica, así como la creación de ficheros que contengan datos de control para evitar cualquier manipulación. La gestión documental ha ido ganando importancia en las organizaciones a medida que iban creciendo los volúmenes de datos no estructurados, se sofisticaban los formatos de los archivos y la presión normativa exigía una mayor transparencia y control respecto a los documentos que genera y maneja una empresa. Ya sea con un sistema propio o a través de uno externalizado, la gestión documental empieza por la captura o indexación de los documentos y acaba en su búsqueda y archivo a través de una solución dividida en componentes de software de servicios de consultoría e integración, y un hardware específico. En materia de seguridad, los desarrolladores de las soluciones de digitalización afrontan el reto de crear hardware y software que aporte fiabilidad a los procesos. También surgen nuevas oportunidades relacionadas con la mejora de los canales por los que transcurre la información, con una simplificación de los procesos de cara a los usuarios, administraciones y compañías. “Los departamentos encargados de gestionar los documentos dentro de cada una de las organizaciones desarrollarán nuevos sistemas de trabajo. Los procesos de digitalización mejorarán notablemente su eficiencia en la consulta de expedientes y agilizarán su trabajo, ya que la digitalización permite la consulta simultánea de documentos”, analiza Arjan Sundardas, director del Servicio de Certificación de los Registradores (SCR), sociedad que desarrolla aplicaciones que hacen uso de los certificados emitidos por la autoridad de certificación de firma electrónica del Colegio de Registradores. Ventajas Una de las principales ventajas del empleo de archivos y documentos digitalizados es la reducción y uso más eficiente del espacio –amén de la problemática medioambiental–. El papel aumenta los problemas de seguridad y de gestión producidos por el archivo de documentos en este soporte. Los digitalizados, en cambio, pueden ser localizados en segundos, además de que no se deterioran y su seguridad es mucho mayor, ya que se pueden establecer permisos de acceso muy restringidos y avanzados. La gestión es mucho más eficiente, debido a que los procesos de entrada están automatizados, lo que, además, libera de trabajo manual extra a los empleados de una empresa. De ese modo, se consigue reducir el tiempo de respuesta y se elimina en gran medida el número de errores. Por lo tanto, la digitalización no sólo de facturas y demás instancias fiscales, sino también de cualquier tipo de documentos, facilita una optimización de la organización de los archivos; evita la duplicidad; otorga una mayor seguridad a los ficheros; ayuda a la conservación del medio ambiente –puesto que se elimina el uso irracional del papel–; y todo ello dentro de un proceso que ahorra costes y, sobre todo, tiempo. A esto hay que añadir las grandes ventajas y beneficios que la digitalización supone para el canal de distribución. Se trata de un nuevo mundo de oportunidades. Y es que, cada vez más, las empresas tienen presente la necesidad de racionalizar los recursos de impresión, por lo que para ellas es más que conveniente emprender políticas novedosas de gestión documental sólidas y eficientes. Esta implantación supone una apertura de negocio que responde a una necesidad a corto y medio plazo. Y es que, al ofrecer aplicaciones de gestión documental, se consigue no sólo fidelizar a un cliente, sino, además, posicionarse como socio tecnológico y no como un simple proveedor. Situación en España La tendencia que muestra el mercado actualmente es que se ha superado la reticencia inicial a la externalización de procesos. Lo que se busca es minimizar los tiempos y ganar el máximo de eficiencia operativa. El outsourcing ofrece mejoras continuas en la gestión de la información, disponiendo de unos centros de digitalización y proceso en ubicaciones remotas con costes muy asequibles tanto de almacenaje como de mano de obra, entre otros. Nunca antes se pudo decir que el papel tiene los días contados. La gestión de documentos en formato digital, ya sean facturas o cualquier otro tipo de ficheros, ofrece una cantidad de ventajas y oportunidades que las empresas no deberían pasar por alto: empleados y procesos más eficientes, procesos más ágiles, clientes más satisfechos… La Administración Pública ya ha dado buena cuenta de ello y por eso ha impulsado este tipo de soluciones a través de la nueva legislación que regula la certificación digital de documentos fiscales. La implantación de un sistema de gestión documental de información digitalizada promueve un entorno que impulsa la productividad y la eficiencia con resultados inmediatos que, como poco, benefician y ofrecen grandes oportunidades de negocio. Lic. Juan Moratto Consultor Senior Asociado jmoratto@mercadosunidos.com Su especialista en Digitalización y Gestión Documental Fuentes: para la elaboración de este análisis se tomaron en consideración informes de la CNN, TCN News y Colegio de Registradores de España Abogados podrán verificar las notificaciones y resoluciones del Órgano Judicial por medio de Internet. Los profesionales tienen hasta el 8 de agosto para obtener su clave de usuario y habilitar su contraseña. "Las imágenes eran contundentes: nos encontrábamos con ratones, murciélagos, cucarachas...No teníamos un espacio físico adecuado", dice la analista del proyecto de modernización del Órgano Judicial, Josselyn Vos, al hablar de las condiciones en que se encontraban algunos expedientes en las oficinas públicas, uno de los factores que motivaron el proyecto que promueve la Ley 15 de 2008. Esta ley, que entró en vigencia el 8 de febrero del presente año, adopta medidas para la informatización de los procesos judiciales. Entre ellas, las de proveer al abogado una clave de usuario junto con una contraseña, para tener acceso a los nuevos servicios. Ahora con la nueva ley, se creará un acceso electrónico a los expedientes judiciales las 24 horas del día, cualquier día de la semana. Esto quiere decir que el abogado podrá ver en su computador un expediente judicial, sin estar limitado a los horarios de las oficinas públicas. La ley, además, permitirá ver las notificaciones del Órgano Judicial con relación a resoluciones, sin tener que trasladarse físicamente. También dará acceso a grabaciones de audiencias en audio y video, servicio que ya está disponible, pero que ahora se utilizará de manera obligatoria para evitar errores que se hacen en las transcripciones. La modernización incluye un conteo automático de los términos de cada formalidad, de manera que quien tenga un plazo para entregar documentos no esté limitado por el horario de oficinas públicas. Entre otros cambios, el expediente físico será reemplazado por uno electrónico, la ‘hora judicial’ será eliminada y se va a mantener un reporte automatizado de los movimientos de los expedientes. Al comparar la seguridad de un expediente físico con el de uno electrónico, Josselyn Vos recuerda los riesgos de los físicos: un incendio en el Tribunal Marítimo que dejó los expedientes de varios detenidos hechos cenizas. Con esta ley se pretende generar un ahorro en gastos públicos, gracias a la digitalización de documentos. Fuente: prensa.com | |||||||
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